VoIP für KMU: So gelingt der Umstieg auf Internet-Telefonie

Was ist VoIP – und was ist SIP?

VoIP steht für «Voice over IP»: Die Sprache wird digitalisiert und in Datenpaketen über das Internet übertragen. SIP (Session Initiation Protocol) ist der Standard, mit dem Telefone, Telefonanlagen und Anbieter Gespräche aufbauen und beenden. Ist von einem «SIP-Trunk» die Rede, ist der Anschluss einer Telefonanlage an einen Anbieter gemeint – die Amtsleitung von heute.

In der Schweiz ist das längst Alltag: Die grossen Anbieter haben ihre Festnetze auf All-IP umgestellt, analoge und ISDN-Anschlüsse sind Geschichte. Für ein KMU stellt sich deshalb nicht mehr die Frage, ob es über das Internet telefoniert, sondern wie gut die Lösung zum Betrieb passt.

Welche Varianten gibt es für KMU?

Cloud-Telefonanlage

Die Telefonanlage läuft als virtuelle Telefonzentrale im Rechenzentrum des Anbieters, idealerweise in der Schweiz. Im Büro stehen nur noch die Telefone, dazu kommen Apps für Handy und Computer. Es braucht keine eigene Hardware für die Anlage, Updates übernimmt der Anbieter, und neue Arbeitsplätze sind schnell eingerichtet. Für die meisten kleinen Betriebe ist das die einfachste Lösung.

Eigene Telefonanlage mit SIP-Trunk

Eine Telefonanlage wie 3CX läuft auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud-Instanz und ist über einen SIP-Trunk mit dem Anbieter verbunden. Das lohnt sich, wenn Sie besondere Abläufe brauchen – etwa Warteschlangen, viele Nebenstellen oder die Anbindung an Branchensoftware – oder wenn bereits eine Anlage vorhanden ist.

Telefonie in Microsoft Teams

Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, kann direkt in Teams telefonieren: am Computer, auf dem Handy und mit kompatiblen Tischtelefonen. Dafür braucht es eine Lizenz für Teams Phone und einen Anbieter, über den die Gespräche ins Telefonnetz laufen. Der Vorteil: Chat, Meetings und Telefon stecken in einem einzigen Programm.

Was braucht mein Betrieb für VoIP?

• Eine stabile Internetverbindung. Ein Gespräch braucht rund 100 kbit/s pro Richtung. Wichtiger als die Bandbreite sind eine geringe Verzögerung und möglichst kein Paketverlust. Ein Glasfaser-, Kabel- oder DSL-Anschluss reicht in aller Regel.
• Ein richtig eingestellter Router. Viele Router haben eine Funktion namens «SIP-ALG», die Gespräche eher stört als hilft. Typische Folgen sind Gespräche, bei denen nur eine Seite etwas hört, oder Abbrüche nach einigen Sekunden. Wir prüfen Router und Firewall und geben der Sprache bei Bedarf Vorrang (QoS).
• Passende Endgeräte. Tischtelefone für den Arbeitsplatz, schnurlose DECT-Telefone für Lager und Werkstatt oder Apps auf Handy und Computer. Tischtelefone mit PoE (Power over Ethernet) beziehen den Strom direkt über das Netzwerkkabel.
• Einen Plan für Störungen. Fallen Strom oder Internet aus, steht auch die Telefonie im Büro still. Mit einer automatischen Weiterleitung auf die Handys bleibt Ihr Betrieb trotzdem erreichbar.

Kann ich meine Telefonnummer behalten?

Ja. Bestehende Rufnummern lassen sich zum neuen Anbieter portieren, auch ganze Nummernblöcke. Die Portierung braucht etwas Vorlauf; den Umschalttermin planen wir so, dass Ihr Betrieb durchgehend erreichbar bleibt.

Wichtig: Kündigen Sie den bisherigen Telefonanschluss nicht vorab selbst. Sonst können die Nummern verloren gehen – der Wechsel wird über die Portierung geregelt.

Funktionieren Notrufe auch über VoIP?

Ja. Die Notrufnummern 112, 117, 118 und 144 sind auch über VoIP erreichbar. Übermittelt wird dabei der Standort, der beim Anbieter für die Rufnummer hinterlegt ist – in der Regel die Firmenadresse. Wer das Bürotelefon oder die App im Homeoffice oder unterwegs nutzt, sollte das wissen und im Notfall die eigene Adresse durchgeben.

Welche Funktionen nutzen KMU am häufigsten?

• Rufgruppen: Ein Anruf klingelt bei mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig oder der Reihe nach.
• Zeitsteuerung: Ausserhalb der Öffnungszeiten läuft automatisch eine Ansage oder die Voicebox.
• Voicebox per E-Mail: Sprachnachrichten landen als Audiodatei im Postfach.
• Firmennummer auf dem Handy: Wer unterwegs ist, nimmt Anrufe über die App an und ruft mit der Firmennummer zurück.
• Ein gemeinsames Telefonbuch: Bei eingehenden Anrufen zeigen alle Telefone den Namen an – zum Beispiel mit unserem Telefonbuch Service für Yealink.

Was kostet VoIP für ein KMU?

Die Kosten setzen sich aus der monatlichen Grundgebühr pro Rufnummer oder Benutzer, den Gesprächsminuten oder einer Flatrate, den Endgeräten und der einmaligen Einrichtung zusammen. Gegenüber klassischen Anschlüssen fallen sie meist tiefer aus, vor allem mit mehreren Standorten oder vielen Auslandsgesprächen.

Unsere Telefonie-Pakete mit Preisen finden Sie auf der Seite Dienstleistungen.

So läuft der Umstieg mit uns

1. Bedarfsanalyse: Wie viele Arbeitsplätze, welche Rufnummern, welche Abläufe – und was ist schon vorhanden?
2. Anbieter und Lösung wählen: Gemeinsam wählen wir den passenden Anbieter und die passende Variante, zum Beispiel mit unseren Partnern sipcall und 3CX.
3. Einrichtung und Test: Wir konfigurieren Anlage, Telefone und Router und testen alles vor der Umschaltung.
4. Portierung: Ihre Rufnummern ziehen zum vereinbarten Termin um.
5. Einführung und Support: Ihr Team erhält eine kurze Einführung, und wir bleiben Ihr Ansprechpartner – bei Bedarf auch per Fernwartung.